今さらScanSnapデビューしてみようシリーズの第8回。確定申告も無事に終わり、新社会人も登場する新年度です。

どうしても名刺が増えるこの時期、せっかくなので名刺管理とスキャンについて考えてみようの回です。前編と後編に分かれてお送りします。

 

いしたに まさき:えー、確定申告も終わりまして、新年度ですね

堀 正岳:なんだかずっとむかしのことのように思えるんですが、確定申告は先月のことか…

い:先日まで寒かったんですけどね。もう新社会人の増える季節ですよ

堀:食堂が異様に混んでる時期だ!

い:堀さんのライフハック大全もまた売れるんじゃないですか?

堀:ちょうど新社会人が疲れ始める頃を狙って、そこは仕込んでいます(笑)

い:それ、なにマーケティングですか

堀:よいハックで、よい社会人マーケティングです(笑)

 

い:で、4月といえば、その新社会人とか異動とか転職とかもやっぱり多いわけです

堀:最近はいろいろな雇用形態が増えたとは言え、やはり春は多いですねえ

い:そうなんですよ、新年度です。ということで、この時期は名刺が増える時期なんですよ。で、実は私も名刺が1つ増えまして、、、

堀:あ、相談役のやつだ(笑)

い:やっぱ、この物理的な名刺ってのは、いろいろといい面もあるんですよ。とりあえず名刺を交換するだけでも、話のきっかけにもなりますし、なんか気持ちも引き締まります(笑)

堀:意外に名刺を交換した瞬間と名刺のデザインってセーブデータみたいに記憶に残りますよね

い:そうそう

堀:新社会人になると、このセーブデータがいきなり100とかやってくるので、最初の驚きがあるという

い:名刺がどかっと増えて、社会人になったなあ感が出ますよね、実際にははじまりの序の口なんですが(笑)

堀:学者は、これが困るんですよ…

い:ほう

堀:連絡すべき人全員が名刺をもっているとは限らないのと、院生とかポスドクはもっていないことも多いので

い:はいはい(笑)

堀:そして、高確率で名刺に頓着しないひとがいる(笑)

い:学者あるあるか、まあ、会社員だとちゃんと支給してくれますからね

堀:でも、圧倒的な人脈社会なので、僕みたいに人の顔がわからない人間はとても苦労します(笑)

い:で、名刺って、お前はどこのなにがしかっていうメタデータなわけです。これほど、情報管理向きのネタはないわけで、しかも、やっぱり物理的なカードはそう簡単にはなくなりそうもない

堀:SNSが代替なるみたいな感じもありましたが、ぜんぜんどこにも行く気がしませんよね。減ってきたとはいえ、これは欧米でも同じようですね。特にCESみたいなショーにいったときに、さっと渡せるのはやはりカードなので

い:何年ぐらい前からなのかわかりませんけど、少なくとも、日本にビジネスでくる外国人もほぼみんなビジネスカード持ってますよね

堀:たしかに

い:カタカナ表記で、日本語入れてる人もいたりしますし、名刺って、意外と世界に通用するソリューションだったんだなあと思いますね

堀:こっちに来る手間をかけるなら、当然日本語や中国語のカードをつくるくらいは当たり前というわけなんですね

い:そうそう、結局その方が効率的

堀:新社会人は、まずこのデータの山が最初の戦いということになると

い:イエスイエス

堀:ビジネス書だと、みんな自分の畑にもってきたいので「全部手帳に貼れ」とか「全部捨ててしまえ」とか、言いたい放題なのですが

い:あはは

堀:まあ、これも結局はスキャンでデータ化というのが、どのようにでも料理できるので良いんでしょうね

い:そう、情報整理しようとするなら、なにはなくとも、とりあえずScanSnapして、デジタルデータにしておきましょうってことです(おなじみの展開)

堀:僕の知り合いには、全部そうしてデジタルにしてから Mac の Finder で管理してる人いますが、どうしてそんな苦行をするんだろうと思いはしますが、それだって一つの料理法というわけで(笑)

い:すげえな、それ(笑)

 

い:その辺はPFUもよくわかってまして、こんな名刺とスキャンのためのページも用意されています

堀:2018年版!

い:最新版です!まあ、分類としてまずはローカルなのかクラウドなのかってことですね

堀:ローカルのCardMinder、これは ScanSnap を買うとついてくるやつですね

い:そうそう

堀:CardMinderは、とても過小評価されている素晴らしいアプリですよ!これ

い:CSV書き出しとかもできるし、データを他に持っていきたい場合とか、実は一度これ通すといいというのはありますよね

堀:中高年向けというのか、年賀状作成アプリと毎年格闘しているひとなどは、すっと設計思想が頭に入ると思います(偏見)。実直な、よいアプリです

い:年賀状あるなあー

 

堀:次はクラウドですね

い:クラウドは専用サービスか、なんでもつっこむEvernoteかって話ですね。まずはEightからいきましょう

堀:Eightは、業界によってはそれ自体がSNSのようになってますので、周囲の人が使っているならば使わないといけないでしょうね

い:あとEightは専用サービスということもあって、社内とかでの共有が楽

堀:新しい名刺をもらうのも好きなのですが、情報が変わったときに、Eight経由でアップデートしてくれるのもたしかに素晴らしい

い:あれ、アプリで見れるのいいですよね

堀:名刺専用のアプリですからね、さすがに良くできてます

い:私はEightに関しては、大反省をしたことがあって

堀:ほう

い:通知をたしか300ぐらい貯めたことがあります(笑)

堀:ひゃあ(笑)

い:次でいいやと何度か思っていたら、気づいたらそうなっていたという、、、さすがに今はもうそんなに放置することはありません(笑)

堀:Eightは、学者で使っている人に会ったことがない…学会でやってくれればいいのに!

い:まあ、ビジネスユースですからね

堀:科研申請にはEightがないといけないとか!

い:いや、この話はこれ以上やめましょう(笑)

 

い:で、クラウドの次がEvernoteですね

堀:Eightと違って、Evernoteはそこにくると、名刺専用というわけではないですが、最近だと自動で名前や住所や電話番号を抽出するので、かなり近いことはしてくれるようになってるのはありがたい

い:まあ、要するにわれわれ2人ともEvernote派なんですが、これはもう過去の経緯とかいろいろとありますし、他の場所にデータを貯めても仕方がない状態になってますので、もう仕方がない(笑)

堀:しかたない(笑)

い:とりあえず、私のやり方を先にだしましょう

堀:はい

い:何年前でしたっけねえ、名刺専用のノートが、実はEvernoteにはあります

堀:あれは背後で地味につねに改善しているので、とてもいいものです

い:スキャンデータをOCRして、名刺情報を自動的に分類してくれます、精度もどんどん良くなってますし

堀:僕は、Evernoteが日本語の名刺を初めて OCR させようとしていた頃にカリフォルニアの本社にいったことがあるんですが、僕の名刺をわたしてその場で撮影してスキャンさせたらボロボロだったんですよ

い:あらら

堀:そうしたら「ちょっと待て」といって、一週間後に「お前のデータ、完璧に読めるようにしたぞ。他の例をよこせ」って言ってきまして(笑)

い:さすがですね

堀:いまでは OCR のエンジンもたぶん Google のに変わったんでしたっけ。もう気にする必要がないくらい精度が良くなってますけど

い:よっぽど変なデザインでもない限りは大丈夫です

堀:データ化についてはその頃のノウハウがいまでも生きてるのが強いですね

 

い:で、私のEvernoteでの名刺の整理方法なんですが、、、まず、事務所に戻ったら、PCのディスプレイの定位置に置きます。すぐにメールとかしないといけない場合も、ちょいちょいあるので目に見えるところに、まず一度置きます

堀:定位置に置かない名刺は勝手にあるきだす。新社会人はこれ宿題にでますよ!

い:で、ディスプレイの邪魔になる高さになったら、一気にScanSnapでスキャンします

堀:えええええ(笑)

い:名刺の山の高さで管理(笑)

堀:イベントごとにとか、意識の高い整理法が吹っ飛んだ(笑)

い:スキャンした時点で、最低限のタイムスタンプは付きますからね。あと、これは忘れない方がいいぞってことは名刺にメモしてしまいます

堀:物理で書く、と

い:というか、私の管理方法、ほぼ物理です(笑)

堀:やっぱり、モノだというのが名刺の良さですねえ。そしてそのモノの感触を残してスキャンするからこそ、意味があると

い:で、スキャナしたら、ScanSnapの横にまた山を作る場所がありまして、そこに積み上げます(笑) 

堀:あれ?名刺の山が2つ?

い:そこからあふれたら、名刺を全部つっこんでいるIKEAのボックス行きです

堀:あ、なるほど。すぐには捨てない、スキャンの鉄則ですね

い:だって、めんどくさいし(笑)

堀:失敗してることもありますし、すぐ整理はダメですよね。ひと呼吸おきたい

い:そうなんですよ。あと、さっきOCRの精度の話が出ましたけど、最悪、日本語がダメでも、今どきメールアドレスがない名刺なんてないですからね。アルファベット、というかドメイン名で検索すれば、だいたいヒットします

堀:ScanSnapを意識するなら、名刺は片面にせめて名前くらいローマ字をいれよう、というハックにつながるわけですね

い:おー、うまいまとめだ。さすがライフハック大王

堀:検索結果がヒットする可能性が高まります

い:これが私の意識の低い物理的な山で管理する名刺管理方法です、管理してないけど(笑)

堀:私の整理法は後半で紹介しましょうか

い:ですね。ということで、後編に続きますー

▼後編はこちら

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